Privacy policy Servizio di trasporto scolastico (“navettaggio”) e Portale Scuole e Famiglie

La presente informativa sulla privacy fornisce informazioni sul trattamento e sulla protezione dei vostri Dati Personali nell’ambito de

Le famiglie dei bambini trasportati: il genitore o tutore a cui è intestato l’account sul Portale Scuole e Famiglie;
I bambini trasportati, che sono minori: i loro dati li comunica il committente o la famiglia, e questa informativa è rivolta a chi esercita su di loro la responsabilità genitoriale;
I referenti delle scuole che usano il Portale per seguire il servizio.

La gestione operativa del servizio (iscrizione alle corse, dichiarazione di assenze, modifica delle fermate, comunicazioni) avviene tramite il Portale Scuole e Famiglie di Wayla. L’account viene creato da Wayla dopo l’iscrizione trasmessa dalla scuola o dalla famiglia; la password iniziale è comunicata direttamente alla persona interessata, che deve cambiarla al primo accesso.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del Trattamento è Wayla S.r.l., con sede legale in Milano – 20144, Via Casale, n. 6, P.IVA: 13179670966

Se desiderate esercitare i vostri diritti ai sensi del GDPR, se avete commenti, domande o dubbi, o se desiderate presentare un reclamo in merito alla raccolta e all’utilizzo dei vostri Dati Personali, non esitate a contattare Wayla inviando un’e-mail a info@wayla.it.

In caso di link a siti web di terzi, il rispettivo fornitore è responsabile del trattamento dei dati in relazione all’utilizzo del sito web collegato.

Il servizio di trasporto scolastico è svolto da Wayla su incarico della scuola o dell’ente che lo ha commissionato (“il Committente”). Il committente è a sua volta titolare dei dati che comunica a Wayla per organizzare il servizio (nomi dei bambini, fermate, referenti).

2. Quali dati trattiamo, perché, e per quanto tempo

Dato	Perché	Base giuridica	Per quanto
Nome, cognome, email e telefono dell’intestatario dell’account (genitore/tutore o referente scuola)	Creare l’accesso al Portale, riconoscere chi dichiara un’assenza o modifica una corsa, contattarlo se necessario	Esecuzione del contratto di trasporto (art. 6.1.b)	Fino a 12 mesi dopo la fine del servizio, poi cancellazione dell’account
Nome del bambino, fermata di salita e discesa, orari	Organizzare la corsa e permettere all’autista di sapere chi sale dove	Esecuzione del contratto di trasporto (art. 6.1.b)	Durata del contratto di trasporto
Numero di telefono associato al bambino (quando fornito)	Permettere all’autista di contattare la famiglia durante il servizio, in caso di ritardo o problema alla fermata	Legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f)	Durata del contratto di trasporto
Assenze e presenze dichiarate, giorno per giorno	Non far fermare il mezzo dove non sale nessuno; aggiornare gli orari delle fermate successive; informare l’autista	Esecuzione del contratto di trasporto (art. 6.1.b)	90 giorni dalla data della corsa
Registro delle operazioni: chi ha dichiarato o modificato cosa, e quando	Poter ricostruire, in caso di contestazione, chi ha comunicato un’assenza o cancellato una corsa	Legittimo interesse alla tracciabilità del servizio (art. 6.1.f)	24 mesi
Credenziali di accesso (password, in forma cifrata) e dati tecnici di sessione	Far funzionare l’accesso al Portale e chiuderlo quando l’account viene disattivato	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)	Durata dell’account
Immagini raccolte dal sistema di videoripresa a bordo mezzo (dashcam), incluso l’abitacolo interno	Sicurezza a bordo; gestione di sinistri, reclami o contestazioni	Legittimo interesse alla sicurezza dei passeggeri (art. 6.1.f)	V. Sezione C dell’informativa generale Wayla, salvo conservazione più estesa per sinistro o contenzioso in corso
Eventuali dati relativi a esigenze particolari di assistenza (es. condizioni di salute), comunicati volontariamente	Garantire un’assistenza adeguata durante il tragitto	Consenso esplicito del genitore/tutore (art. 9.2.a GDPR e art. 2-septies Codice Privacy)	Durata dell’iscrizione al servizio, salvo revoca anticipata del consenso

Il trattamento non comprende: dati sulla salute raccolti d’ufficio (non chiediamo il motivo di un’assenza), la posizione del mezzo mostrata alle famiglie, fotografie dei bambini sul Portale. Le famiglie non vedono i dati di altre famiglie; i referenti scolastici vedono i nomi dei bambini dei percorsi che seguono e le loro presenze, non i numeri di telefono.

3. Sicurezza a bordo e sistema di videoripresa (dashcam)

Il sistema di videoripresa installato a bordo dei mezzi riprende anche l’abitacolo interno, con le seguenti garanzie: le registrazioni non sono accessibili da remoto e l’accesso è consentito esclusivamente a fronte di una segnalazione espressa (es. incidente, reclamo, necessità di verifica per motivi di sicurezza, richiesta di un interessato o di un’autorità pubblica). Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei passeggeri e alla gestione di sinistri, reclami o contestazioni (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). Le misure di minimizzazione descritte (assenza di accesso da remoto, accesso solo su segnalazione) sono parte integrante del bilanciamento di interessi che giustifica il trattamento senza consenso, anche quando coinvolge minori.

4. Dati particolari (es. esigenze di assistenza, condizioni di salute)

Qualora il genitore/tutore intenda comunicare a Wayla informazioni relative a esigenze particolari del minore durante il trasporto (es. condizioni di salute rilevanti per la sicurezza), tali dati sono trattati esclusivamente per garantire un’assistenza adeguata durante il tragitto e solo previo consenso esplicito del genitore/tutore (art. 9, par. 2, lett. a, GDPR e art. 2-septies del Codice Privacy). Il relativo modulo di consenso non è allegato alla presente informativa: è un documento a sé stante, reso disponibile sul Portale Scuole e Famiglie e condiviso con il genitore/tutore nel momento in cui comunica a Wayla di avere necessità di fornire tali dati. Il consenso è del tutto facoltativo, riguarda solo questa specifica categoria di dati, ed è revocabile in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

5. Destinatari dei dati

L’autista del mezzo, per la sola corsa che sta svolgendo: nome del bambino, fermata, orario, eventuale telefono, assenza dichiarata;
Il personale d’ufficio di Wayla che organizza il servizio;
Il referente della scuola, per i percorsi che segue: nomi dei bambini e presenze (sulla base dell’accordo con il committente di cui alla Sezione 1);
Fornitori nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR: Google (Firebase, per l’archiviazione dei dati e l’autenticazione; Maps e Routes per il calcolo dei tempi di percorrenza, a cui sono trasmessi solo gli indirizzi delle fermate) e Vercel (hosting del Portale);
Autorità competenti, ove richiesto per obbligo di legge o in caso di sinistro.

I dati non vengono venduti né usati per pubblicità, e non alimentano decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sulle persone: l’unico automatismo è che, se tutte le famiglie di una fermata dichiarano l’assenza, il mezzo quel giorno non si ferma lì e gli orari delle fermate successive vengono ricalcolati.

Alcuni dei fornitori indicati sono stabiliti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, o vi appartengono con infrastrutture collocate anche in Paesi terzi. I relativi trasferimenti avvengono nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ovvero delle clausole contrattuali tipo, integrate da misure supplementari ove necessario.

6. I minori

I bambini trasportati sono minori. Il Portale non è rivolto a loro e non prevede un loro accesso diretto: l’account è intestato al genitore o tutore, che dichiara le assenze e gestisce la corsa per conto del minore. Si chiede di comunicare solo i dati necessari al servizio (nome e fermata) e di non inserire nei campi note informazioni sulla salute o altre categorie particolari di dati, che vanno invece fornite tramite il modulo di consenso di cui alla Sezione 4.

Poiché l’interessato è minorenne, il consenso (ove richiesto) e l’esercizio di tutti i diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR sono demandati a chi esercita la responsabilità genitoriale sul minore, ai sensi dell’art. 2-quinquies del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

7. Sicurezza dei dati

L’accesso al Portale avviene con email e password personali; la password va cambiata al primo accesso e può essere cambiata in qualunque momento. Ogni famiglia vede solo i propri bambini; le regole di accesso sono applicate dai server di Wayla, non dal dispositivo di chi si collega. Le operazioni sul Portale sono registrate con data, ora e autore (v. Sezione 2).

Per quanto riguarda il sistema di videoripresa a bordo (dashcam), i dati personali non sono accessibili da remoto e sono visionati esclusivamente sulla base di espressa necessità derivante da richiesta di un interessato, di un’autorità pubblica, o da esigenze di tutela proprie di Wayla (sicurezza dei propri autisti, incidente, e simili).

8. Assenza di processi decisionali automatizzati

I dati trattati non sono utilizzati per processi decisionali interamente automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sul Driver ai sensi dell’art. 22 GDPR. Le segnalazioni generate automaticamente dal sistema (ad esempio in materia di tempi di guida e di riposo o di checklist mancanti) costituiscono avvisi rivolti al personale d’ufficio e sono sempre oggetto di valutazione umana.

9. Diritti dell’interessato e reclamo

Chi esercita la responsabilità genitoriale sul minore — e, per i propri dati, il referente scolastico — può in qualsiasi momento esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, oltre al diritto di revocare un eventuale consenso prestato, scrivendo a info@wayla.it o a wayla@pec.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

La cancellazione dell’account si chiede all’ufficio Wayla o alla scuola: l’accesso viene disattivato subito; i dati sulle corse già svolte restano per i tempi indicati nella tabella di Sezione 3, perché servono a documentare il servizio reso.

10. Modifiche

Questa informativa può essere aggiornata in caso di modifiche al servizio o al Portale. La versione in vigore è quella pubblicata sul Portale Scuole e Famiglie; in caso di modifica sostanziale, al primo accesso successivo il Portale richiederà di prenderne nuovamente visione.

Ultimo aggiornamento: 28/09/2026